まず、勤怠管理システムを導入するメリットとデメリットを考えてみた。
[ 目次 ]
メリット
「労働時間の正確な管理ができる！」って書いてあるけど、その使用するシステムによって異なるよね。
だって、テレワークとかも進んでいるなら、自己申告になるだろう。
また、社員証ICカードや顔認証で行うって書いてあるけど、中小企業だと媒体も必要となると費用もかかる。
そもそも現場がコロコロ変わるブルーカラーの人たちには向かない認証だと思う。
GPSで正確な位置情報までわかるってあるけど、これも誤魔化そうと思えばどうやってもできるからなぁ～w
結局、自己申告によるところが大きいと思う。
なので、打刻の不正防止とはならないと思うですよ。
メリットと言いながら、否定から入ってますww
改めて、メリットをお話にします。
データとして蓄積されるので、労働時間集計、残業時間、深夜割増、休日割増が簡単に計算されて表示されます。
また、CSV出力や画面上で所属部署ごとの残業時間集計とかもできそうです。
法改正に合わせてシステム側でアップデートしてくれるので、その点は楽になると言えるでしょう。Excelでやっていると関数とか変更しなければいけないし、テストにも神経を使いますね。
休暇申請や残業申請、休日出勤申請、振替休日などの申請機能があるシステムもあり、残管理してくれるのでありがたい機能と言えます。
法定外残業、深夜割増を電卓で計算していた総務の人にとっては、楽になるでしょう。
有給休暇や振替休日の残管理も楽になると言えます。
次にデメリットを考えてみましょう～
デメリット
なんといっても、費用がかかります。
クラウドシステムだと一般的にとユーザ数に合わせて課金されます。
初期導入費用が0円のところも多数あります。
会社独自のカスタマイズや基幹システムや給与システムへのデータ連携を行おうとするとその部分でも追加費用がかかってしまいます。
クラウドシステムの勤怠管理の場合、システム内で色々と設定が出来て、一見便利に見えますが、詳細まで把握しないと一つの設定ミスで全データ修正の必要があり！なって事態になるので注意が必要です。
現場サイドでは、いきなり勤怠管理システム導入と言わても戸惑います。
今まで紙に書いてきた人やExcelに慣れてきた人がWEB画面やスマホ画面で入力、さらに申請業務となると面倒くさい！という第一印象を受けます。
説明会とか開くを考えると総務側でも、「もううんざり」というww気持ちになってしまいます。
会社の就業形態に合わない勤怠管理システムを導入してしまうと、実態とかけ離れてしまうので、頓挫してしまいます。
勤怠管理システム導入の目的
勤怠管理システムの営業マンのメリットばかりを聞いていると、「こんなこともできる！」「あんなことも出来て便利！」と思い、「メチャクチャ業務改善になる！！」と思い込んでしまいがちです。
実際に導入に向けて、動いてみるといくつかのカベが立ちはだかりますよwww
そんなときは、原点に立ち返り、システム導入の目的を再度確認しましょう。
労働基準法に合わせた過重労働のチェックができる。
月間45時間、年間360時間など定められた残業時間を超えたらアラームやメール通知するシステムがあります。
メリットの項でも触れましたが勤怠管理業務の効率化です。
電卓をたたいて、残業時間を計算していたことが自動計算されます。
また申請承認業務をシステムに組み込んであるものであれば、振替休日や有給休暇の残数も管理できます。
勤怠管理システムの主な機能
・出退勤の登録機能
・勤怠状況の集計、データ管理
・休暇申請などのワークフロー機能
・月間残業時間などの知らせるアラート機能
その他
・給与計算に連携
・不自然な記録の発覚 システムを導入すれば、修正したらログに残る。
・GPS機能
勤怠管理システム導入の前にやっておきたいこと
・自社の業界に特化した勤怠管理システムはないか？
・あるのであれば、実際に導入している会社の事例を確認できないか。
・無料トライアルがあるなら、事前に実施した方が断然良い。
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