社内SEという職種で一番苦労する点は、社内のユーザー向けに分かりやすく説明することだと思っています。
独立系Sierの時は、上流工程ではなく下流工程 = いわゆるシステム設計の打ち合わせやコード説明の時は、IT（ざっくり）を分かっている人に説明するわけです。
しかし、社内SEの立場になって、いざ会社の上役の人や現場の人に説明する際、専門用語を使っても一切伝わりません。
というか現状からの変更にモーレツな嫌悪感を受けます(￣▽￣;)
このあたりは非常に難しいです。
そして、社内向けプレゼンの時もしかりです。
細かな説明よりも、A4２枚くらいのわかりやすい大まかな説明が何故か求められますw
そして、ポータルサイト上でシステムやセキュリティ関係、ＦＡＱの案内を出すときもそうなんです。
とにかく国語力が求められます。
そんな折、一冊の本がとても役に立ちました。
その本は、
その名も「頭のいい説明 すぐできるコツ」です。
一度読んで、社内SEの仕事を数年経過してから改めて読んでみて、実際に役に立っている部分に付箋を貼りました。
それらをかいつまんでご紹介したいと思いますよ。
付箋は全部で６つ貼りました。
[ 目次 ]
- 説明の順番は大きい情報 → 小さい情報
- 社内打ち合わせは、最後に「お願い」がとても大事
- メールは思い出す言葉→現状→今後の方向性を示すが基本
- 相手に考えさせるより、選択させる
- メリット・デメリットを分けて話す
- 滑舌良く話す
本に書かれている内容をそのまま書くのでなく、私の趣味や実際に起こった出来事をまじえて書きました。
どちらかと言うと、この記事は自分自身への備忘録ですね。
説明の順番は大きい情報 → 小さい情報
競馬のブログなどでも言えると思います。
まずは、印で
◎本命
○対抗
▲単穴
△ヒモ
で馬名を明示して、その後にその根拠を説明します。
競馬新聞やスポーツ新聞でも最初に記者や予想家の予想印を見て、どんな根拠であるだろう？と思ってその人の記事を読むと思います（なんのこっちゃ）
いきなり長々と細かな説明に入るよりも
とっつき易いですよね。
さらに図を入れるともっと良い^^
社内打ち合わせは、最後に「お願い」がとても大事
打ち合わせの参加しているメンバーに、いつも参加しているだけの人っていませんか？
そう言う人は、ハッキリ言って会議に必要のない人ですw
例えば、システム導入プロジェクトの打ち合わせがあったとします。
費用対効果やロードマップの議題があがります。
次回の打ち合わせまでにするべきことがあると思います。
それらの作業を参加している人たちに割振り、そしてお願いが大事です。
お願いしないと全く手を付けない人がいます（ただ、参加している人です。）
こういった最後にお願いすることで、打ち合わせに参加している緊張感が生まれます。
メールは思い出す言葉→現状→今後の方向性を示すが基本
私は、記録に残すという意味で電話で済ますことは、ほとんどありません。
メールで用件を送って、確認のための電話をします。
なぜなら、電話の場合、「言った言わない」という人がいるからです。
そういう人に限って仕事ができない人が多い。。（誰にむけてなのか）
例えば、会議が終わった後、別の部署の人から「この書類の様式を変更したいから、何か改善案ない？」と言われたとします。
後日、メールで
先日の会議で依頼された件ですが・・・で始めます。
現状は○○○○です。
紙で行っている工程について、とても確認作業に時間がとられるのでこの部分をシステム化するか、Excelの関数、またはVBA対応が良いと思います。
など。
この改善案をメールで送っておいて、細々とした部分は電話で説明します。
相手に考えさせるより、選択させる
会議で長々と説明して、参加者に意見を求める場合ってないですか？
「何か意見ありますか？」
「方向性としては、個人的にA案と思っていますが、何かご意見ありますか？」
みたいな場面に遭遇しませんか？
そんな時は決まって
「しーーーーん」
意見って、なかなか出ないものです。
システムの話なんて、
そういうものかぁと思われたり
なんだか改善されそうと思われたりして、自らの意見や反論をいう人は少数です。
そんな時は、選択肢を用意しておくと回答が得られやすい。
選択肢を選んでもらって、さらに「どうしてそう思うのですか？」と突っ込んでもらった方が相手も数倍回答しやすいと思います。
自分に置き換えてもそうですよね。
なので、私は「この人、この分野については弱そうだな」と思ったときは、メールなどでは選択肢を設けて送信しています。
メリット・デメリットを分けて話す
システムを新規導入する時
スマホアプリを新規インストールする時
面接の時
自分自身が検討や対応したとき、その内容や結果を上司や同僚に報告するときのことです。
長々と文章にして、報告してもなかなか伝わらないものです。
システムの場合、システム自体の機能もさることながら
ユーザーの立場にたっての使いやすさも重要です。
そして、保守サポート、価格など。
メリット／デメリットを箇条書きにして伝えるとなんとなくw分かってもらえると思います。
先日、私は新卒の面接の対応をしました。
面接が終わって、その人の評価を話す場面がありました。
やはり
良かった点
悪った点を
挙げることになります。
人間というのは、ながながと話されても
頭の中で整理できる人はなかなかいません。
ハッキリと二分することで理解してもらえる確率が格段に上がります。
滑舌良く話す
このブログの中盤でも書きましたが、重要な説明をする場合
基本的に会話だけで済まさず、必ず文章や図にして伝えます。
しかし、時には相手に確認をとるため
会話する場面が多数あります。
サブタイトルの「滑舌良く」です。
コレ、実は私自身が足りていない部分なのです。
話し言葉、どもっている印象を受けるんです、私ww
そんな私もこの本を読んで心がけていることがあります。
・相手の眼を見て話す
・数字や重要な言葉は、ハッキリと伝える。
・逆説の言葉（でも、だが、しかし）はなるべく使わない。
・語尾は、特にハッキリとしめる。
聞き取りにくい言葉で話してしまうと、誤って伝わってしまう場合があります。
気をつけましょう。
どうでしょうか。
私自身がこの本を読んで特に印象に残っていて、実践していることです。
他のSEの方も独自の視点や技術情報を公開されています。
また、システム構築、業務改善、office365の活用事例もご紹介されているサイトもあｒますので皆さんも参考にされてはいかがでしょうか↓
にほんブログ村
