まず初めにお伝えしておきたいのは、私の職業は「社内SE」である。
15年ほど勤めたSierから転職しました。
日々の主な業務内容は・・
・業務システムやらクラウドシステム、インフラまわりの運用保守
・社員の方からのヘルプデスク対応
・営業電話対応
・新規システムの企画/開発
・既存システムのカスタマイズ対応
など細かな業務内容を書き始めたらキリがない。
そんな数あるヘルプデスク、やるべき事を漏れなく、スムーズに遂行していくにはどうしたら良いかを考えて、現在のやり方に至っています。
タイトルの「うっかりミス」をしないということなんですけど、この作業日報は
次のような目的のために毎日更新しています。
1.問い合わせは、ほとんど電話でくるため
都度、文章として残しておきたいために記録している。
一旦、メモ帳に下書きしておいて、退社時に成形して入力している。
問い合わせ対応の漏れを防ぐ目的である。
2.優先順位の列があるように、問い合わせ元や内容によって
高~中~低と入力している。
優先度:高ものより順次対応していく。
または、他のメンバーに振る(今のところ、部署内には存在しないけどw)
2つ目は優先順位の把握である。
3.進捗率を記録しておく。
これにより、終わったものは完了として日々の業務より削除できる。
優先順位と進捗率を把握する。
進捗率と言っても、顧客に提出するものではないのでザックリ感で大丈夫である。
4.毎日入力した内容をコピペして、日付を変更して、1年単位でWORDファイルにまとめている。下の方へ、コピペして追加していくことにより年間で対応した内容を検索することができる。
5.月末には、対応したヘルプデスクの中で重要なものをグループウェア上の社内Q&Aアプリに内容を更新する。
社員は検索ができる。
このWordの作業日報とは、別にグループウェアのクラウドシステムには、TO DO LISTを登録しています。
こちらは、単純に日々システムへログインしたときに、残っている開発や課題を直視して、終了したらTO DO LISTより「完了」のステータスに更新していくものである。
完了となったら、過去に登録したTO DO LISTは、もちろん検索・参照できるけど、形式的にWORDの方が見やすいのと、配色で工夫ができるため2つで管理している。
WORDがメインである。
他のSEの方も独自の視点や技術情報を公開されています。
また、システム構築、業務改善、office365の活用事例もご紹介されているサイトもあrますので皆さんも参考にされてはいかがでしょうか↓
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