議事録の改善 と まさに、わずか1分でできる検索機能の追加
議事録の目的
議事録を作成することの必要最低限の目的とは何でしょうか。
・打ち合わせや会議の決定(結果)事項を記録する。
・参加者での情報の共有化
・ペンディング(保留)事項や次の行動を確認する
以上の3点。
議事録のフォーマット
議事録のフォーマットは、おおよそ下記の項目が
あれば、良いです。
ファイルはWORD
にしましょう。
・会議の開催日時
・場所
・議題
・出席者
・議事録の作成者
・確認印欄(後日参加者に配布して確認しましたのサイン用)
・議事内容と決定事項
・保留事項(あれば)
・次に行う作業や行動(誰が何を行うか)(あれば)
情報の共有化を明確に
ここで、重要な点は参加者での情報の共有化という点です。
よく、参加者が議事録を確認しましたの判断基準に
メールで送信しただけにとどまっているや、開封通知があったことで
確認済みとして判断してしまっていないでしょうか。
何をもって全員の了解とするのでしょうか。
やはりサインをもらうべきです。サインにはできれば、日付があったほうがいいです。
議事録にサインしてもらう枠をつけましょう。
議事録に検索機能を追加
検索機能の追加って、まさかマクロとか思われたかも知れませんが
いたって簡単です。
議事録とは別に、もう一つファイルを作成して
そこに開催分の議事録を追加していくだけです。
ファイル名はそうですね、□□□□システム全検索議事録.docx
という感じです。
このようなファイルを用意しておけば、1ファイルで
過去の議事録すべての内容をWORDの検索機能で検索することが可能です。
グループウェアなどでも、議事録をWEB上のフォームに登録しておいて
内容を全検索することができますが
まさか、グループウェアへ顧客からアクセス可とするわけにはいきません。
取引先が絡む場合は、どうしてもまだWORDがベターです。
IT技術ブログランキングの第4位の「システム屋さんの忘備録」
もなるほどという記事がありますので参考にしてみては
いかがでしょうか↓
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