Re:40代のSE(システムエンジニア)の日記のブログ

独立系Sierから社内SEに転職した40代SEのブログです。

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議事録の改善 と まさに、わずか1分でできる検索機能の追加

議事録の改善 と まさに、わずか1分でできる検索機能の追加

f:id:familyfishing:20150219222546g:plain議事録の目的

議事録を作成することの必要最低限の目的とは何でしょうか。

・打ち合わせや会議の決定(結果)事項を記録する。
・参加者での情報の共有化
・ペンディング(保留)事項や次の行動を確認する
以上の3点。

f:id:familyfishing:20150219222546g:plain議事録のフォーマット

議事録のフォーマットは、おおよそ下記の項目が
あれば、良いです。

ファイルはWORD

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にしましょう。

・会議の開催日時
・場所
・議題
・出席者
・議事録の作成者
・確認印欄(後日参加者に配布して確認しましたのサイン用)
・議事内容と決定事項
・保留事項(あれば)
・次に行う作業や行動(誰が何を行うか)(あれば)


f:id:familyfishing:20150219222546g:plain情報の共有化を明確に

ここで、重要な点は参加者での情報の共有化という点です。

よく、参加者が議事録を確認しましたの判断基準に
メールで送信しただけにとどまっているや、開封通知があったことで
確認済みとして判断してしまっていないでしょうか。
何をもって全員の了解とするのでしょうか。

やはりサインをもらうべきです。サインにはできれば、日付があったほうがいいです。
議事録にサインしてもらう枠をつけましょう。

f:id:familyfishing:20150219222546g:plain議事録に検索機能を追加

検索機能の追加って、まさかマクロとか思われたかも知れませんが
いたって簡単です。

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議事録とは別に、もう一つファイルを作成して
そこに開催分の議事録を追加していくだけです。

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ファイル名はそうですね、□□□□システム全検索議事録.docx
という感じです。
このようなファイルを用意しておけば、1ファイルで
過去の議事録すべての内容をWORDの検索機能で検索することが可能です。


グループウェアなどでも、議事録をWEB上のフォームに登録しておいて
内容を全検索することができますが
まさか、グループウェアへ顧客からアクセス可とするわけにはいきません。
取引先が絡む場合は、どうしてもまだWORDがベターです。


最新 株式会社の議事録事例集



IT技術ブログランキングの第4位の「システム屋さんの忘備録」
もなるほどという記事がありますので参考にしてみては
いかがでしょうか↓
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